La metodología 5S se origina en Japón debido a la necesidad de organizar los espacios de trabajo para incrementar la productividad. Su nombre deriva de 5 principios que (en japonés) inician con la letra S, y que implican los pasos que es necesario implementar para llevarlo a cabo. Si bien estos lineamientos fueron desarrollados para procesos productivos tradicionales, podemos adaptar su filosofía para nuestro trabajo en Excel, y disfrutar los mismos beneficios:

  • Una mayor productividad
  • Un mayor orden y claridad
  • Reducción de pérdidas de tiempo y energía
  • Incrementar la satisfacción con el trabajo realizado

Veamos cuáles son cada uno de estos pasos, y algunas ideas de cómo podríamos implementarlos en nuestro trabajo para mejorarlo:

Primera S: Seiri (Clasificación)

Este primer paso consiste en evaluar críticamente y clasificar los elementos, separando lo necesario de lo no necesario para su descarte. Puedes hacerte las siguientes preguntas:

  • ¿Mi libro contiene hojas ocultas o visibles que contienen información obsoleta o que ya no utilizo? (incrementan tamaño del archivo)
  • ¿Mi libro contiene nombres de rango, validaciones o formatos condicionales que ya no se aplican sobre los datos con los que cuento?
  • ¿Existen tablas, tablas dinámicas, gráficos o fórmulas obsoletas?
  • ¿Existen macros o formularios que ya no se utilizan en el archivo, o que han quedado obsoletos porque la información actual los hace incompatibles con la tarea?

El primer paso es clave para el éxito de los siguientes, de modo que tómate un momento para evaluar si verdaderamente todo lo que existe en tu libro de trabajo es necesario para el resultado que debe entregar, y elimina todo lo que no agregue valor. Suele ocurrir que en libros compartidos o que se actualizan frecuentemente o a lo largo de mucho tiempo se acumule basura (oculta o visible) que dificulte la interpretación de lo verdaderamente importante, o que disminuya la performance del archivo en general. Todo lo que no sirva para la tarea debe ser criticado para verificar si merece su permanencia.

Segunda S: Seiton (Orden)

Una vez que detectamos y conservamos únicamente lo útil, toca ordenarlo. Piensa en lo siguiente, para comenzar:

  • ¿Tienes gráficos desordenados, de diferentes tamaños, mezclados con tablas? ¿Verdaderamente necesitas toda la información junta, o sería más sencillo de trabajar si estuviera dividida o agrupada de otro modo?
  • ¿El flujo de trabajo es lógico, o te encuentras permanentemente yendo y viniendo entre fórmulas y tablas entrelazadas? Puede que haya oportunidad de “desenredar” este hilo, encaminándonos a un proceso secuencial o no “ida y vuelta”, famosos por generar confusión, errores, y pérdidas de tiempo
  • ¿Tu libro tiene encabezados que te permitan encontrar rápidamente cada una de las informaciones?
  • ¿Los nombres de las hojas son relevantes y apropiados para entender lo que contienen?
  • ¿Tus tablas, gráficos y tablas dinámicas tienen nombres apropiados y entendibles?
  • ¿Las macros de tu libro se encuentran ordenadas dentro de módulos? Piensa en los módulos como cajones que almacenan procedimientos, y agrupa las macros por etapa, secuencia o tipo de proceso que realizan (creación, actualización, exportación, cálculo, formato, etc.)

Un error frecuente en esta etapa es que confundamos “ordenar” con “compactar”: ordenar no es que todo se acomode como si fuera un Tetris (aunque bien en algunos casos puede ser válido), sino en lograr que “cada cosa quede en su lugar”. Una forma de identificar los lugares para cada cosa es etiquetando, y Excel nos proporciona todo tipo de herramientas para colocar nombres, o incluso puedes escribirlos en tu hoja con formato de fuente apropiado.

Ponte el objetivo de hallar lo que necesitas en cualquier momento y de la manera más rápida posible, y piensa en qué te resultaría útil:

  • Un flujo lógico, secuencial, ordenado
  • Distribuir tablas y gráficos en varias hojas (puedes pensarlas como categorías)
  • Condensar la información en una o pocas hojas
  • Generar jerarquías: creando y agrupando categorías que entran unas dentro de otras

No todo aplicará en los mismos casos, pero siendo Excel un lienzo en blanco es una oportunidad para que diseñes tú el proceso que mejor se ajuste a tus necesidades.

Imagen: https://acmplean.com/

Puede que recién vayamos por la segunda S (aún quedan tres más), pero como el éxito de la implementación de este programa depende de la aplicación rigurosa de cada paso previo, te dejaré reflexionar y poner manos a la obra sobre lo que ya hemos hablado. Continuaremos la próxima entrega!